La plateforme Confiance recrute un(e) Personal Assistant (PA) du Fondateur/CEO

Rattachement: Fondateur/CEO

Mission:
Collaborer étroitement avec le fondateur pour assurer la fluidité de son activité quotidienne: gestion de planning, communications, définition des priorités, et suivi rigoureux des dossiers confidentiels. Le rôle principal du PA (Personal Assistant) est d’accroître l’efficacité opérationnelle, agissant comme un véritable démultiplicateur de temps.

Responsabilités détaillées:
Gestion d’agenda & coordination:
• Piloter l’emploi du temps (hiérarchisation, validations, ajustements)
• Préparer les journées de travail: notes de synthèse, documents essentiels, objectifs
• Organiser les échanges internes et externes (partenaires, autorités, fournisseurs, postulants)
• Planifier la logistique des déplacements si nécessaire

Communication & suivi (exécution):
• Traiter les flux d’e-mails/messages du dirigeant (tri, réponses standardisées, relances)
• Rédiger des procès-verbaux de réunions et des listes d’actions
• Assurer le suivi des actions auprès des responsables internes et partenaires
• Maintenir un système de pilotage des tâches (tableau de bord, échéances, statuts)

Documents, présentations & support business:
• Élaborer et formater des documents: courriers, mémos, notes de cadrage, rapports
• Participer à la structuration de dossiers stratégiques (partenariats, NB: RH, opérations)
• Apporter une aide ponctuelle à la finalisation de présentations (en lien avec les équipes marketing/design)
• Mettre en place un archivage rigoureux et garantir la confidentialité

Support recrutement & RH (coordination):
• Planifier les entretiens, transmettre les confirmations, organiser les dossiers candidats
• Suivre le processus d’embauche (tests, pièces justificatives, rendez-vous)
• Assurer une expérience candidat professionnelle et fluide

Gestion de tâches sensibles:
• Coordonner des sujets personnels/professionnels selon le cadre défini et les besoins
• Traiter des informations confidentielles avec une discrétion absolue

Indicateurs de performance (KPIs):
• Maîtrise de l’agenda (zéro rendez-vous manqué)
• Taux de tâches complétées vs en cours
• Qualité des synthèses et des rapports
• Respect des délais de relance
• Fiabilité et sens de la confidentialité

Profil recherché:
• Expérience confirmée en assistanat de direction, gestion de bureau (Office Management) ou coordination
• Sens de l’organisation très poussé, rigueur et proactivité
• Aisance rédactionnelle et orale exceptionnelle
• Maîtrise des outils Google Workspace / Microsoft Office, WhatsApp Business et logiciels de suivi
• Capacité à gérer la pression et les priorités fluctuantes
• Bilinguisme Français / Anglais fortement recommandé (voire obligatoire selon les interactions)

Qualités essentielles:
• Discrétion absolue
• Souci du détail et suivi rigoureux (le “follow-through”)
• Esprit pratique: orienté solutions, pas obstacles
• Fiabilité, ponctualité, éthique professionnelle

Rémunération:
À définir selon l’expérience et le profil (veuillez indiquer vos prétentions salariales).

Candidature:
Envoyez votre CV, lettre de motivation et prétentions salariales à l’adresse: [email protected]

Objet: Candidature – Personal Assistant